Tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales será la persona natural o jurídica que ejerza la actividad comercial bajo el nombre de MultiConsumibles y determine las finalidades y medios esenciales del tratamiento.

Nombre comercial: MultiConsumibles.

Razón social: [COMPLETAR RAZÓN SOCIAL].

NIT: [COMPLETAR NIT].

Domicilio: [COMPLETAR CIUDAD Y DIRECCIÓN].

Correo electrónico: [COMPLETAR CORREO].

Teléfono: [COMPLETAR TELÉFONO].

2. Objetivo y alcance

Este documento tiene como objetivo establecer los lineamientos para el tratamiento de datos personales que se encuentren bajo responsabilidad de MultiConsumibles, garantizando el respeto por los derechos de los titulares y el cumplimiento de las obligaciones legales correspondientes.

Sus disposiciones serán aplicables a los datos personales recolectados mediante el sitio web, formularios, solicitudes de cotización, comunicaciones telefónicas, correo electrónico, canales digitales, relaciones comerciales y demás medios legítimos utilizados por la empresa.

3. Marco legal

El tratamiento de datos personales se regirá por las disposiciones colombianas aplicables, especialmente:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones que reglamentan la protección de datos personales.
• Las normas, circulares y disposiciones complementarias expedidas por las autoridades competentes.

4. Definiciones

Dato personal

Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades y medios esenciales del tratamiento.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando sea exigible.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

5. Principios del tratamiento de datos

MultiConsumibles orientará el tratamiento de datos personales conforme a los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se sujetará a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: los datos se utilizarán para propósitos legítimos, específicos e informados.
• Libertad: se obtendrá autorización previa, expresa e informada cuando sea necesaria.
• Veracidad: la información deberá ser completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: los titulares podrán conocer la información relacionada con el tratamiento de sus datos.
• Acceso restringido: el acceso estará limitado a las personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptarán medidas para proteger la información.
• Confidencialidad: se garantizará la reserva de los datos personales conforme a la ley.

6. Categorías de titulares

Dependiendo de las relaciones comerciales y administrativas, los datos personales podrán corresponder a las siguientes categorías:

• Clientes actuales y potenciales.
• Representantes legales y contactos de empresas clientes.
• Proveedores y sus representantes.
• Personas que soliciten información o cotizaciones.
• Usuarios que interactúen con el sitio web.
• Colaboradores y aspirantes, cuando corresponda.

7. Datos personales objeto de tratamiento

De acuerdo con la finalidad y la relación con el titular, podrán tratarse las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación: nombres, apellidos y documento, cuando sea necesario.
• Datos de contacto: teléfono, correo electrónico y dirección.
• Datos empresariales: empresa, cargo y datos de contacto corporativo.
• Datos comerciales: cotizaciones, pedidos, compras y solicitudes de abastecimiento.
• Datos administrativos y de facturación necesarios para cumplir obligaciones legales o contractuales.
• Datos técnicos de navegación, cuando sean recolectados mediante herramientas implementadas en el sitio web.

Los datos sensibles y los datos de niños, niñas y adolescentes estarán sujetos a las protecciones especiales y restricciones establecidas por la legislación aplicable.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, siempre que correspondan a las actividades reales de la empresa y exista la base legal correspondiente:

• Gestionar solicitudes de información y cotizaciones.
• Atender requerimientos de productos institucionales e industriales.
• Administrar pedidos, compras, despachos y entregas.
• Gestionar relaciones con clientes y proveedores.
• Realizar procesos administrativos, comerciales y contables.
• Enviar información relacionada con solicitudes y servicios.
• Desarrollar actividades de atención al cliente y servicio posventa.
• Enviar comunicaciones comerciales, cuando exista autorización para ello.
• Atender requerimientos legales y de autoridades competentes.

9. Autorización del titular

Cuando sea exigible, MultiConsumibles solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de los datos personales. La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, formularios electrónicos, mecanismos digitales u otros medios que permitan su consulta posterior.

Al momento de solicitar la autorización se informará al titular sobre las finalidades del tratamiento, sus derechos y la identificación y los canales de contacto del responsable.

La empresa conservará prueba de las autorizaciones obtenidas, de acuerdo con las obligaciones legales aplicables.

10. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos en la legislación colombiana, entre ellos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando sea exigible.
• Conocer el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos sobre el tratamiento.
• Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de datos cuando legalmente proceda.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite legal correspondiente ante el responsable o encargado.

11. Deberes de MultiConsumibles

En su calidad de responsable del tratamiento, cuando corresponda, MultiConsumibles deberá:

• Garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares.
• Solicitar y conservar las autorizaciones cuando sean necesarias.
• Informar las finalidades del tratamiento.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Procurar que los datos sean veraces, completos y actualizados.
• Atender las consultas y reclamos dentro de los términos legales.
• Adoptar procedimientos internos para el cumplimiento de la normativa.
• Informar a las autoridades competentes cuando exista una obligación legal de hacerlo.
• Exigir a los encargados el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos que les correspondan.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal de atención

Los titulares podrán presentar sus solicitudes a través del correo electrónico o dirección de contacto que se identifique en este documento.

Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible responder dentro de ese plazo, se informará el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos deberán incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos que originan la solicitud, la dirección o medio de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado para que lo subsane en los términos previstos por la ley. Una vez recibido el reclamo completo, se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, con las ampliaciones legalmente permitidas.

Cuando corresponda, se incorporará en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en los términos legales.

13. Seguridad y confidencialidad de la información

MultiConsumibles deberá adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizados.

Las personas que intervengan en el tratamiento de información personal deberán mantener la confidencialidad correspondiente, incluso después de finalizar su relación con las actividades que involucren dichos datos.

14. Transmisión y suministro de información

Los datos personales podrán ser tratados por proveedores o encargados que presten servicios a MultiConsumibles, cuando sea necesario para cumplir las finalidades informadas y bajo las condiciones legales correspondientes.

La información también podrá ser suministrada a autoridades administrativas o judiciales cuando exista un deber legal u orden válida que así lo disponga.

La transmisión o transferencia nacional o internacional de datos se realizará conforme a las condiciones y restricciones establecidas en la legislación colombiana.

15. Vigencia y conservación de las bases de datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas o legítimas del tratamiento y atender las obligaciones legales, contractuales y administrativas aplicables.

La supresión de los datos se realizará cuando corresponda legalmente y no exista una obligación que justifique su conservación.

La presente política entrará en vigencia a partir de su publicación y permanecerá aplicable mientras se desarrollen actividades de tratamiento de datos personales.

16. Modificaciones de la política

MultiConsumibles podrá actualizar este documento cuando se presenten cambios en sus procesos, finalidades de tratamiento o disposiciones legales aplicables.

Las modificaciones serán publicadas en el sitio web y, cuando corresponda, serán informadas a los titulares mediante los mecanismos legalmente establecidos.